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【時短テク】メールを読んだらその場でアクションを起こす|仕事を効率化するコツ

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今日はちょっとした仕事のコツを紹介します。

 

うちの会社では新入社員の時に全員教えられることなので、そんなに特別なことではないのですが、他社の友人と話していたら意外と評価が高かったので記事にまとめました。

 

 

コツはいくつかあるのですが今回はメールチェックについて。

 

取るに足らない普通のことなので、

「知ってるわそんなモン」

て人は僕の成長を優しく見守ってください。

 

1.メールチェック1日何回してる?

メールチェックは多くのビジネスパーソンにとってのルーチンワークです。

 

毎日毎日繰り返さないといけません。

 

しかも会社の規模や職種によっては膨大な量のメールに目を通さないといけないのです。

 

ならばメールを読む時間はできるだけ省略したいもの。

そこであなたに質問です。

 

1日の中で、メールチェックの時間を何回取っていますか?

 

特に何が正解ということはありませんが、

僕の場合は朝イチ、昼イチ、帰宅前の3回です。

 

その他はメールは一切見ません。

 

大事な連絡を逃したらどうするのかって?

本当に大切なことがらは電話がかかってきますし、4時間に1回のメールチェックでも多いくらいだと思います。

 

大事な予定は手帳にすべて記入するのでメールを見返す必要なんてないのです。

 

 

2.メールチェック時にやりがちな間違い

メールチェックをする時に多くの人が犯す間違いがあります。

 

それは重要そうな内容をマークしたり、重要フォルダに一時的に移しておくこと。

 

これの何が良くないかと言うと、

後でもう1度チェックしないといけないんです。

 

つまり二度手間。

 

時間が少しでも欲しい僕達は二度手間なんてやってる場合じゃないです。

 

じゃあどうしたらいいのでしょうか?

 

 

3.メールは読んだ瞬間に「行動」に移す

これにつきます。

 

 

【正解パターン】

メールを読む

手帳に行動を落とし込むorその場で行動

次からは手帳を確認すれば時系列順に何をしなければならないかがひと目でわかる

 

【効率悪い不正解パターン】

メールを読む

大事なこととそう出ないことに分ける

後でまた確認しないといけないことは重要フォルダへ

何を確認しないといけないかを思い出す必要がある

重要フォルダのメールを全部見返して何をしなければならないか、もう1度考えないといけない

ようやく行動に移せる

 

 

どうですか?

一目瞭然でしょう?

 

基本的に、メールを読んだらその場で行動します。

省きたいのは、

メール原文を再び読むことと、それを受けての自分の思考を繰り返すこと。

 

この二つは無駄に時間と体力を消耗します。

 

ミスにも繋がるので無ければ無いほどいいんです。

 

 

4.読んだ(行動した)メールは別フォルダへ移動する

読んだメールはまとめて既読フォルダに移します。

 

後で万が一再検索かけたい時のために一応取っておきますが、基本的に自分では使いません。

 

上司や先輩なんかが

「あのメール残ってる?転送してくれない?」

とか言ってきた時の為です。

 

一度読んだメールを移動すると、

着信フォルダはそのままToDoリストになります。

 

やっていないことをひと目で確認できるのは大きなメリットになるはずです。

 

5.まとめ

今回はうちの会社で新人に叩き込んでいるテクニックを紹介しました。

 

知らなかった人はぜひ参考にしてみてください。

 

最後に簡単にまとめておきます。

 

 

☆1日のメールチェックの時間を決めて、

それ以外はメールを見ない。

 

☆メールを読んだらその場で行動に移す。

簡単なことならその場で片付ける。

長期日程が必要なら、手帳にやることをすべて書き込む。

 

僕は、

  • ○○さんに電話する
  • メールを送る
  • □□の書類をまとめる

みたいな感じで、割と細かくその日のやることをその日付の所に書き込んでいます。

 

なのでたくさん書き込める手帳がオススメです。

出来れば見開きで1週間見渡せるやつ。

 

この手帳はデスクの上で開きっぱなしにしておきます。

 

 

☆終わったメールはすぐ移動

基本的にもう見ない。

どうしてもメール原文が欲しい時は、印刷して、手帳に貼っておく。

 

 

 

以上になります。

時間に追われることが常習化している中で、ちょっとでも余裕をもって行動すればミスも減ります。

 

同僚のあいつよりも1歩リードしましょう!

ではまた。